Master data management: så får ni ordning på er data

Master data management (MDM) är hur ni strukturerat skapar, förvaltar och tillgängliggör den data som finns om era produkter och erbjudanden, så att samma uppgift stämmer i alla kanaler. MDM är inget system. Det är personer, processer och system som arbetar tillsammans. Och när AI läser och sprider er data vidare har ordning i grunden gått från bra att ha till förutsättning.

Föredrar du video? Se vår film och Pimcore-guide på YouTube!

Har ni koll på er data, eller tror ni bara det?

När vi pratar med bolag om deras data är svaret ofta: “Det går bra, någon har koll.” Frågan är då inte om ni har koll, utan hur ni vet det. Tre frågor räcker långt. Är datan korrekt, och säger den samma sak oavsett var i organisationen man tittar? Går den att använda direkt, utan att någon först behöver tolka eller bearbeta den för hand? Och är den begriplig för fler än en person, eller är det bara en som vet varför ett fält ser ut som det gör?

Blir svaret nej eller “det beror på” har ni mindre koll än ni tror.

Utgångsläget är sällan så bra som man tror. Enligt Jorij Abraham i boken Product Information Management: Theory and Practice har 30 procent av all artikeldata från grossister och producenter minst ett fel. När AI sedan skalar upp datan skalar den upp felen med.

Varför AI gör ordningen viktigare

Ett stökigt garage fungerar så länge det är du som letar. Du vet var allt ligger. En organisation fungerar inte så, och AI gör det inte heller. AI behöver strukturerad data. Utan den gissar den, och en AI-agent gissar gärna fel med stort självförtroende. En människa känner ofta på sig när en siffra eller ett mått inte stämmer. En maskin gör inte det.

Mottagarna har dessutom blivit fler. Förr skickade ni produktdata till webbplatsen, e-handeln och kanske en marknadsplats. Nu läses den också av AI-motorer, agenter, röstassistenter och API-flöden som tolkar den och för den vidare. Ett fel som förut stannade i en kanal kan nu multipliceras. Och ju längre bort från er datan hamnar, desto mindre kontroll har ni över slutpunkten. Därför måste ordningen finnas hemma.

Fem principer för master data management

En avdelning som vill förena mer data och effektivisera samarbetet mellan marknad och sälj.

1. Ha en plan. Veta hur datan skapas, hur den struktureras och hur den enkelt går att hitta.
2. Ägarskap, inte bara ansvar. Det ska vara tydligt vilken avdelning och roll som ansvarar för vilken data, och var gränserna går. Skriv ner det.
3. En sanning, en källa. Samma data ska aldrig ägas av flera system samtidigt. Det finns en master per datamängd, och övriga system konsumerar den.
4. Se helheten. Vilken information kräver era kanaler och kunder, och varifrån kommer den?
5. MDM är inget system. Personer, processer och system skapar ordning tillsammans. Rollerna och processerna är lika viktiga som tekniken.

Börja med kartläggning, inte med system

Det är en lärdom vi har tagit med oss: det börjar inte med ett system. Det börjar med att kartlägga. Fyra frågor är en bra start. Vilken data har ni? Är den korrekt? Var finns den, och hur är den organiserad? Och vilka kanaler behöver den, både idag och framöver?

Det vi ofta ser är samma information i flera versioner, utspridd över olika filformat, och två system som försöker hantera samma uppgifter utan att prata med varandra. När kartan finns blir det tydligt var gränserna är otydliga. Först då är det dags att välja verktyg.

Vad ordning ger er

Med en strategi och ett nav kan ni ändra på ett ställe i stället för nio. Det ger mindre dubbelarbete och färre fel, snabbare väg från ny produkt till marknad, rätt data i alla kanaler utan manuell uppdatering, färre reklamationer och lättare att lägga till nya kanaler och ny teknik. Kunden ser samma sak oavsett var hen läser, och det går att lita på.

För produktdata rekommenderar vi ett PIM-system (Product Information Management). Vi har arbetat länge med Pimcore, är partner och ser att det fungerar väl som nav: det tar emot data från andra system, till exempel affärssystemet, kopplar på bilder, dokument och texter, och skickar ut rätt data i rätt format, oavsett om det sker via integration, XML eller Excel.